Digitalizácia procesov vo firme: správne poradie

Procesy vo firme sa digitalizujú v tomto poradí: zjednodušiť, digitalizovať, automatizovať a až potom umelá inteligencia. Pod tým musí stáť stabilná IT infraštruktúra, teda sieť, Wi-Fi, zálohovanie a prístupové práva. Každý stupeň stavia na predchádzajúcom. Kto začne umelou inteligenciou alebo zdigitalizuje zložitý postup tak, ako je, prenesie existujúce obchádzky do softvéru a platí za ne potom každý deň.

Prečo záleží pri digitalizácii na poradí?

Každý stupeň digitalizácie zosilní to, čo nájde. Jasný postup sa vďaka softvéru zrýchli a funguje spoľahlivejšie. Nejasný postup sa softvérom tiež zrýchli, ale ťažšie sa mení, pretože obchádzky sú teraz zapísané v kóde, formulároch a rozhraniach.

To isté platí o stupeň vyššie. Automatizácia nad neupratanými údajmi vyrába chyby bez ľudskej kontroly. Umelá inteligencia, ktorá čerpá z roztrúsených a protirečivých dokumentov, dáva odpovede, ktoré znejú presvedčivo, a predsa sú nesprávne. Či sa investícia oplatí, preto závisí od poradia.

Čo musí fungovať skôr, než začnete procesy digitalizovať?

Skôr než firma začne digitalizovať postupy, musí IT infraštruktúra vydržať. Tablet v sklade je zbytočný, ak Wi-Fi v hale vypadáva. Digitálna evidencia dochádzky na stavbe zlyhá, ak prihlásenie nefunguje spoľahlivo. A nový softvér je rizikom, ak sa jeho údaje nezálohujú.

• Sieť a Wi-Fi fungujú tam, kde sa pracuje, aj v hale, sklade a dielni.
• Je rozhodnuté, ktoré údaje sú na vlastných serveroch a ktoré v cloude.
• Zálohovanie beží a obnova bola naozaj otestovaná.
• Každý človek má vlastné používateľské konto s primeranými prístupovými právami.
• Zariadenia a programy pravidelne dostávajú bezpečnostné aktualizácie.
• Existuje aktuálna dokumentácia, kto sa stará o ktorý systém.

Tento základ je nenápadný, ale stojí na ňom všetko ďalšie. V praxi sa často ukáže, že digitalizačný projekt nestroskotá na softvéri, ale na prístupovom bode, ktorý visí na nesprávnom mieste.

1. stupeň: Prečo najprv zjednodušiť?

Zjednodušiť znamená pozrieť sa na postup priamo na pracovisku a vynechať všetko, čo už nemá účel: dvojité schvaľovanie, zoznamy, ktoré už nikto nečíta, výtlačky, ktoré sa len zakladajú. Tento stupeň nepotrebuje žiadny softvér, a predsa často prinesie najviac. Ako postup na pracovisku zmapovať a nájsť úzke miesto, opisujeme v článku o optimalizácii procesov v MSP.

Zároveň sa v tomto stupni ujasní, kto v postupe potrebuje akú informáciu a kde vzniká. Práve toto poznanie je základom na to, aby ste neskôr vybrali správny softvér alebo postavili správne rozhranie.

2. stupeň: Čo znamená správne digitalizovať?

Digitalizovať znamená, že informácia sa raz zachytí digitálne, a to tam, kde vzniká, a potom putuje ďalej bez prepisovania. Naskenovaný papierový formulár ešte nie je digitalizácia, kým z neho niekto musí hodnoty znova odpisovať. Postup je správne zdigitalizovaný, keď sa príjem tovaru zaúčtuje v sklade, servisný protokol vyplní u zákazníka a pracovný čas zapíše na stavbe.

V tomto stupni sa ukáže aj to, či existujúce programy stačia. Skladový systém, účtovníctvo a evidencia dochádzky často vedia viac, než sa využíva, a chýba len prepojenie medzi nimi. Rozhranie medzi existujúcimi systémami má často väčší zmysel ako ďalšie izolované riešenie.

3. stupeň: Kedy sa oplatí automatizácia?

Automatizácia sa oplatí, keď sa krok vyskytuje často, prebieha vždy podľa rovnakých pravidiel a potrebné údaje už sú digitálne a spoľahlivé. Vtedy môže softvér tento krok prevziať a zamestnanci sa venujú výnimkám.

• Po ukončení zákazky sa automaticky pripraví faktúra.
• Keď položka klesne pod minimálnu zásobu, vznikne návrh objednávky.
• Údržba sa naplánuje automaticky, keď zariadenie dosiahne servisný interval.
• Nové údaje o zákazníkoch z e-shopu sa dostanú do ERP a účtovníctva bez prepisovania.

Každá automatizácia potrebuje monitorovanie a niekoho, kto ju udržiava. Ak automatický prenos potichu zlyhá, bez kontroly si to nikto nevšimne, kým sa neozve zákazník.

4. stupeň: Kedy je umelá inteligencia správnym ďalším krokom?

Umelá inteligencia je správnym ďalším krokom, keď zostanú úlohy, ktoré sa nedajú zachytiť pevnými pravidlami: pochopiť a predtriediť dopyty z e-mailov, nájsť správne miesto v príručkách a protokoloch, pripraviť texty ponúk z existujúcich podkladov. AI asistent je len taký dobrý ako dokumenty, ku ktorým má prístup. Preto stojí umelá inteligencia na konci poradia, nie na začiatku.

AI asistenti nemusia nevyhnutne bežať v cloude. Dajú sa prevádzkovať aj lokálne na vlastnom hardvéri vo firme, takže údaje o zákazníkoch a interné dokumenty neopustia budovu. S ohľadom na GDPR a európsky AI Act treba pred nasadením ujasniť, aké údaje sa spracúvajú a kto kontroluje výsledky. Právne posúdenie v konkrétnom prípade to nenahrádza.

Ako spoznať, na akom stupni je daný postup?

Stupeň postupu sa dá odhadnúť niekoľkými pozorovaniami na pracovisku. Rozhodujúce je, čo ľudia naozaj robia, nie aký softvér má firma licencovaný. Firma môže mať moderné ERP, a predsa byť pri mnohých postupoch na prvom stupni, pretože sa popri ňom pracuje na papieri a v Exceli.

• Pred 1. stupňom: nikto nevie postup úplne opísať a každý ho robí trochu inak.
• 1. stupeň dosiahnutý: postup je ujasnený, zbytočné kroky zmizli, ale informácie ešte putujú na papieri alebo prepisovaním.
• 2. stupeň dosiahnutý: informácie sa raz zachytia digitálne a odovzdávajú sa bez prepisovania.
• 3. stupeň dosiahnutý: rutinné kroky založené na pravidlách bežia automaticky, ľudia riešia výnimky.
• 4. stupeň má zmysel: zostávajú úlohy vyžadujúce úsudok a sú k nim k dispozícii spoľahlivé digitálne podklady.

Toto posúdenie nie je hodnotením firmy, ale pracovným podkladom. Ukáže, ktorý krok prinesie najväčší úžitok ako ďalší, a zabráni tomu, aby rozpočet smeroval do stupňa, pre ktorý ešte chýbajú predpoklady.

Ako vyzerá toto poradie ako konkrétny plán?

1. 01Overiť základ: dať do poriadku sieť, Wi-Fi, zálohovanie, používateľské kontá a aktualizácie.
2. 02Vybrať jeden postup, ktorý sa vyskytuje často a citeľne spôsobuje problémy.
3. 03Zmapovať postup na pracovisku a vynechať všetky kroky, ktoré už nemajú účel.
4. 04Zachytávať informácie digitálne pri zdroji a odstrániť prepisovanie medzi programami.
5. 05Prepojiť existujúce programy cez rozhrania skôr, než sa kúpi nový softvér.
6. 06Automatizovať opakujúce sa kroky založené na pravidlách a automatizáciu monitorovať.
7. 07Pri zostávajúcich úlohách bez pevných pravidiel overiť, či má zmysel AI asistent, v prípade potreby prevádzkovaný lokálne.

Čo sa stane, ak niektorý stupeň preskočíte?

• Bez zjednodušenia sa zdigitalizuje obchádzka a potom sa mení ťažšie ako na papieri.
• Bez poriadnej digitalizácie pracuje automatizácia s neúplnými alebo nesprávnymi údajmi.
• Bez automatizácie rutiny sa umelá inteligencia nasadí na úlohy, ktoré by lepšie zvládlo jednoduché pravidlo.
• Bez stabilnej infraštruktúry digitálne postupy zlyhajú práve vtedy, keď sú potrebné.

Ako NDVDL preberá digitalizáciu vo firme

NDVDL pokrýva všetky stupne, od IT infraštruktúry cez softvér a rozhrania až po vývoj umelej inteligencie. To neznamená, že predávame všetko naraz. Prídeme do vašej firmy, necháme si postupy ukázať od ľudí, ktorí ich robia, a potom vám písomne povieme, na akom stupni je daný postup a ktorý ďalší krok sa oplatí. Niekedy je to nový prístupový bod, niekedy rozhranie, niekedy AI asistent.

Realizácia prebieha krok za krokom za bežnej prevádzky. Potom NDVDL infraštruktúru, softvér aj automatizácie prevádzkuje a udržiava, s jednou stálou kontaktnou osobou. Nemusíte koordinovať sieťového technika, softvérovú firmu a dodávateľa AI.