Nahradenie Excelu vo firme: kedy a ako na to

Riešenie v Exceli by sa malo nahradiť, keď v ňom naraz pracuje viac ľudí, závisí od neho dôležitý postup alebo už len jeden človek rozumie, ako súbor funguje. Dovtedy je Excel dobrý nástroj. Ako nástupca prichádza do úvahy štandardný softvér, low-code, prepojenie systémov alebo softvér na mieru. O tom, čo sa hodí, rozhoduje postup, nie technika.

Je Excel vo firme naozaj problém?

Excel vo firme nie je problém. V mnohých firmách vznikol súbor v Exceli preto, že bola potreba a nikto nechcel dlho čakať na softvér. Súbor problém vyriešil, rýchlo a bez schvaľovania rozpočtu. Nebolo to zlé rozhodnutie.

Rokmi rastúce riešenie v Exceli je dokonca cenné, pretože ukazuje, čo firma naozaj potrebuje. Stĺpce, farby, komentáre a vzorce opisujú požiadavky, ktoré vznikli z bežnej práce. Kto riešenie v Exceli nahrádza, mal by si ho preto dôkladne prečítať, a nie ho len vymeniť.

Problémom sa Excel stáva, keď tabuľka preberá úlohy, na ktoré nie je stavaná: ako spoločná databáza pre viac oddelení, ako riadenie výroby či plánovania výjazdov, alebo ako jediný zdroj čísel, na ktorých stoja rozhodnutia.

Podľa čoho spoznáte, že riešenie v Exceli treba nahradiť?

• Existuje viac verzií toho istého súboru, napríklad „Plan_final_novy_v3.xlsx“, a nikto si nie je istý, ktorá platí.
• Viacerí ľudia potrebujú zapisovať naraz a navzájom si prepisujú údaje.
• Vzorcom a makrám rozumie len jeden človek a počas jeho dovolenky sa súbor neaktualizuje.
• Údaje sa pravidelne prepisujú z tabuľky do iných programov alebo naopak.
• Súbor je pomalý, padá alebo sa už raz poškodil.
• Nedá sa zistiť, kto a kedy zmenil akú hodnotu.
• Osobné údaje sú v súbore, ktorý sa posiela e-mailom alebo kopíruje na USB kľúče.
• Firma nemôže pokračovať v práci, ak sa súbor stratí.

Jeden varovný signál ešte nie je dôvodom na projekt. Ak však platí viac bodov, najmä závislosť od jedného človeka a chýbajúca história zmien, riešenie v Exceli sa stalo prevádzkovým rizikom. Vtedy už nejde o pohodlie, ale o otázku, čo sa stane, keď súbor alebo človek vypadne.

Aké sú možnosti, ako nahradiť riešenie v Exceli?

Na nahradenie riešenia v Exceli existujú štyri základné možnosti. Navzájom sa nevylučujú. Často je najlepším riešením kombinácia, napríklad štandardný softvér pre jadro a prepojenie na existujúce ERP.

Štandardný softvér

Štandardný softvér je prvá možnosť, ktorú treba preveriť. Pre mnohé typické úlohy, ako je evidencia dochádzky, plánovanie výjazdov, správa skladu, plánovanie údržby či fakturácia projektov, existujú hotové produkty. Údržbu, bezpečnostné aktualizácie a ďalší vývoj zabezpečuje výrobca. Cenou je, že sa firma musí softvéru čiastočne prispôsobiť. To často nie je nevýhoda, pretože štandardné postupy bývajú dobre premyslené.

Low-code nástroje

Low-code nástroje stoja medzi Excelom a skutočným softvérom. Umožňujú vytvoriť tabuľky s formulármi, pohľadmi, oprávneniami a jednoduchými automatizáciami bez veľkého programovania. Pre prehľadné postupy s malým počtom ľudí sú dobrou voľbou. Pri zložitej logike, mnohých prepojeniach alebo prísnych požiadavkách na ukladanie údajov a oprávnenia narážajú na hranice a ľahko vznikne ďalší izolovaný ostrov.

Prepojenie s existujúcimi systémami

Niekedy súbor v Exceli vznikol len preto, že dva existujúce programy spolu nekomunikujú. Vtedy správnym riešením nie je nový softvér, ale rozhranie. ERP má objednávky, účtovníctvo platby a zoznam v Exceli spája oboje. Rozhranie alebo prehľad priamo z existujúcich systémov urobí tabuľku zbytočnou.

Softvér na mieru

Softvér na mieru má zmysel, keď je postup taký špecifický, že ho štandardné produkty zvládnu len s mnohými obchádzkami, alebo keď vás skutočne odlišuje od konkurencie. Vlastné riešenie sedí presne, potrebuje však partnera, ktorý ho aj po spustení udržiava, zabezpečuje a ďalej vyvíja. Kto si dá vyvinúť softvér na mieru a potom nemá nikoho na prevádzku, len vymení riziko Excelu za riziko softvéru.

Ako sa rozhodnúť medzi štandardným softvérom, low-code a softvérom na mieru?

Rozhodnutie medzi štandardným softvérom, low-code, prepojením a softvérom na mieru uľahčí niekoľko jednoduchých otázok. Rozhodujúce nie je, čo je technicky možné, ale čo dokáže firma roky spoľahlivo prevádzkovať. Porovnanie štandardného softvéru a softvéru na mieru podrobnejšie opisujeme v samostatnom článku.

• Aký špecifický je postup naozaj? Ak ho iné firmy v odvetví robia podobne, ponúka sa štandardný softvér.
• Koľko ľudí a pobočiek s ním pracuje? Čím viac zúčastnených, tým dôležitejšie sú oprávnenia a sledovateľnosť zmien.
• S ktorými programami musí riešenie vymieňať údaje? Veľa prepojení hovorí proti izolovanému low-code riešeniu.
• Kto sa po spustení postará o aktualizácie, zálohovanie a požiadavky na zmeny?
• Kde majú byť údaje uložené a aké požiadavky vyplývajú z GDPR pre osobné údaje?
• Čo sa stane, ak dodávateľ produkt ukončí alebo zmení ceny?

Kto na tieto otázky odpovie úprimne, často skončí pri jednoduchšom riešení, než pôvodne predpokladal. A niekedy aj pri zistení, že súbor v Exceli môže zatiaľ pokojne fungovať ďalej, s jasnou zodpovednosťou, pevným miestom uloženia a zálohou.

Ako konkrétne postupovať pri nahradení riešenia v Exceli?

1. 01Prejsť súbor s ľuďmi, ktorí ho používajú: čo znamenajú stĺpce, vzorce a farby?
2. 02Ujasniť si, aký postup je za tabuľkou, kto zadáva aké údaje a kto potrebuje aké prehľady.
3. 03Overiť, či sa dá samotný postup zjednodušiť skôr, než sa prenesie do nového riešenia.
4. 04Posúdiť možnosti v tomto poradí: prepojenie, štandardný softvér, low-code, softvér na mieru.
5. 05Vyčistiť údaje, teda odstrániť duplicity, preklepy a zastarané záznamy pred ich prenesením.
6. 06Nové riešenie istý čas prevádzkovať súbežne a porovnávať výsledky.
7. 07Prepnúť, starý súbor archivovať iba na čítanie a určiť zodpovednosť za nové riešenie.

Aké chyby sa pri nahrádzaní Excelu stávajú často?

• Softvér sa kúpi skôr, než niekto pochopí, čo tabuľka v skutočnosti robí.
• Človek, ktorý súbor vytvoril, sa nezapojí a jeho know-how sa stratí.
• Nové riešenie pokryje len polovicu a na zvyšok vznikne nový súbor v Exceli.
• Prenesú sa nevyčistené údaje a nový softvér štartuje so starými chybami.
• Po spustení nikto nezodpovedá za údržbu, zálohovanie a ďalší vývoj.

Ako NDVDL nahrádza riešenie v Exceli

NDVDL začína súborom a ľuďmi, ktorí s ním pracujú. Prídeme k vám, prejdeme tabuľku s ľuďmi, ktorí ju udržiavajú a používajú, a pozrieme sa, aký postup je za ňou. Potom dostanete písomný návrh najjednoduchšieho vhodného riešenia. Často je to prepojenie systémov alebo štandardný softvér a len ak nesedí ani jedno, vlastný vývoj. Povieme vám aj to, keď môže súbor v Exceli zatiaľ zostať.

Postaráme sa o čistenie údajov, prechodné obdobie aj zaškolenie. Po spustení NDVDL riešenie prevádzkuje, udržiava, zálohuje a ďalej vyvíja, vrátane serverov a sietí, na ktorých beží. Pre softvér aj infraštruktúru máte jednu stálu kontaktnú osobu.