Správa automatizácie: kto sa o ňu stará, keď beží?

O bežiacu automatizáciu sa musí niekto pevne starať: určená osoba alebo dodávateľ, ktorý zodpovedá za monitoring, upozornenia na chyby, dokumentáciu a úpravy pri zmenených rozhraniach. Automatizácie sa zriedka pokazia nahlas, zvyčajne potichu. Bez jasnej zodpovednosti sa výpadok zistí, až keď chýbajú objednávky, ostávajú ležať faktúry alebo sa ozve zákazník.

Nastaveniu automatizácie sa venuje veľa pozornosti: prebrať proces, vybrať nástroj, otestovať. Prevádzke potom zvyčajne žiadna. Práve tam sa však rozhoduje, či automatizácia firme roky šetrí prácu, alebo jedného dňa nepozorovane prestane fungovať a narobí škodu.

Prečo sa automatizácie kazia potichu?

Automatizácia prepája systémy, ktoré sa menia nezávisle od seba. Poskytovateľ e-shopu vydá novú verziu API a starú vypne. Prístupový token do účtovníctva po určitej dobe expiruje. Program dostane aktualizáciu a pole sa potom volá inak. Samotná automatizácia sa nezmenila, ale už nesedí k svojmu okoliu.

Mnohé automatizácie v takej situácii nehlásia chybu. Bežia, nenájdu nové dáta a riadne skončia. Alebo zlyhajú, ale chybové hlásenie ide do schránky, ktorú nikto nečíta. Firma si to všimne, až keď sa ukážu následky, často oveľa neskôr.

• Expirované heslá, prístupové tokeny alebo certifikáty
• Zmenené alebo vypnuté verzie API u dodávateľov
• Aktualizácie programov, ktoré menia polia, formáty alebo postupy
• Plné disky, expirované licencie alebo zrušené účty
• Zmenené procesy vo firme, ktoré sa v automatizácii nikdy neupravili

Čo robí amatérske riešenie rizikovým?

Mnohé automatizácie v malých a stredných firmách vznikajú pragmaticky: technicky zdatný zamestnanec nastaví proces v nástroji na workflow, často pod vlastným účtom, a funguje to. Spočiatku je to prínos. Rizikové sa to stáva, keď sa riešenie stane kritickým pre chod firmy bez toho, aby sa zmenilo niečo na prevádzke a zodpovednosti.

• Len jedna osoba vie, ako automatizácia funguje a kde beží
• Automatizácia beží pod osobným účtom alebo na jednom pracovnom počítači
• Neexistuje upozornenie na chybu, alebo nejde nikomu zodpovednému
• Neexistuje dokumentácia zapojených systémov, prístupov a pravidiel
• Nikto nevie, ktoré automatizácie vo firme celkovo bežia

Čo patrí k prevádzke automatizácie?

Monitoring a upozornenia

Monitoring nesleduje len to, či beh skončí chybou, ale aj to, či vôbec prebehne a či dáva zmysluplné výsledky. Prenos objednávok, ktorý v pracovný deň neprenesie ani jednu objednávku, je podozrivý, aj keď technicky prebehol bez chyby. Upozornenie ide zodpovednej osobe, ktorá ho prečíta a zareaguje, nie do spoločnej schránky.

Dokumentácia

Pri každej automatizácii by malo byť stručne zapísané: čo robí, ktoré systémy prepája, aké prístupy používa, kde beží, kto je zodpovedný a čo robiť pri chybe. Túto dokumentáciu nikto nečíta rád. V krízovej situácii však rozhoduje o tom, či sa problém vyrieši rýchlo, alebo až po dlhom hľadaní.

Aktualizácie a zmeny API

Dodávatelia zvyčajne vopred oznamujú zmeny API a vypnutie starých verzií. Kto tieto oznámenia sleduje, môže úpravy plánovať namiesto opráv pod časovým tlakom. To isté platí pre aktualizácie zapojených programov aj samotného nástroja na automatizáciu: preveria sa, otestujú a nasadia kontrolovane.

Jasná zodpovednosť

Pre každú automatizáciu existuje určená zodpovedná osoba so zástupcom. Môže to byť človek vo firme alebo IT dodávateľ. Zodpovednosť musí byť zapísaná a nesmie závisieť od toho, kto automatizáciu pôvodne vytvoril.

Ako dostať existujúce automatizácie do usporiadanej prevádzky?

1. 01Spraviť inventúru: zozbierať všetky automatizácie, rozhrania a plánované úlohy vo firme vrátane nástrojov a účtov, pod ktorými bežia.
2. 02Vyhodnotiť: ktoré procesy sú kritické, ktoré užitočné a ktoré sa už vôbec nepotrebujú?
3. 03Upratať: vypnúť nepotrebné automatizácie a osobné účty nahradiť firemnými.
4. 04Zdokumentovať: pri každej zostávajúcej automatizácii zapísať účel, systémy, prístupy, umiestnenie a zodpovednosť.
5. 05Monitorovať: nastaviť monitoring a upozornenia, ktoré dostane zodpovedná osoba.
6. 06Udržiavať: sledovať oznámenia o API a aktualizácie, včas obnovovať prístupové údaje a premietať zmeny procesov.
7. 07Pravidelne kontrolovať: v pevných intervaloch overiť, či automatizácie stále zodpovedajú procesom vo firme.

Prevádzkovať sám alebo odovzdať dodávateľovi?

Firma môže automatizácie prevádzkovať sama, ak má interne niekoho, kto má na to čas, vedomosti a zástupcu. V mnohých malých a stredných firmách to tak nie je: človek, ktorý automatizáciu vytvoril, má v skutočnosti inú prácu. Vtedy dáva zmysel odovzdať prevádzku IT dodávateľovi, ktorý sa aj tak stará o sieť, servery a programy a zaradí automatizácie do svojho monitoringu. Dokumentácia a prístupy pritom zostávajú vo firme a nesmú byť uzamknuté u dodávateľa. Ak ešte len plánujete, ktoré procesy sa vôbec oplatí automatizovať, opisujeme to v článku o automatizácii procesov v MSP.

Ako prevádzku vašich automatizácií preberá NDVDL

NDVDL preberá automatizácie a rozhrania aj vtedy, keď sme ich sami nevytvorili. Najprv s vami priamo u vás zmapujeme súčasný stav: ktoré procesy bežia, kde, pod akým účtom a na aký účel. Potom dostanete dokumentáciu, ktorá patrí vám, a písomný návrh, čo zostane, čo sa uprace a čo by sa malo postaviť nanovo.

V bežnej prevádzke NDVDL monitoruje a udržiava automatizácie spolu so sieťou, servermi a programami, dostáva upozornenia na chyby a stará sa o zmeny API, aktualizácie a prístupové údaje. Pre infraštruktúru, rozhrania aj automatizácie máte jednu stálu kontaktnú osobu a nemusíte už sami kontrolovať, či dnešné objednávky prišli.