Štandardný softvér alebo softvér na mieru?

Či sa lepšie hodí štandardný softvér alebo softvér na mieru, rozhoduje otázka, aký význam má proces pre firmu. Pre podporné procesy, ktoré všade prebiehajú podobne, je štandardný softvér takmer vždy rozumnejšou voľbou. Pre hlavný proces, ktorý firmu odlišuje od konkurencie, môže mať zmysel softvér na mieru – ak ho štandardné produkty zvládnu len cez obchádzky. Často je najlepším riešením kombinácia.

Aký je rozdiel medzi štandardným softvérom a softvérom na mieru?

Štandardný softvér sa vyvíja pre mnoho zákazníkov naraz. O funkciách, aktualizáciách a ďalšom vývoji rozhoduje výrobca, firma kupuje licenciu alebo predplatné a softvér prispôsobuje v rámci ponúkaných nastavení. Softvér na mieru vzniká pre konkrétnu firmu a jej procesy. Firma určuje, čo softvér dokáže, no nesie aj zodpovednosť za jeho ďalší vývoj a údržbu, alebo ju odovzdá partnerovi.

Medzi tým existuje veľa odtieňov: štandardný softvér s rozširujúcimi modulmi, platformy, na ktorých sa stavajú vlastné aplikácie, alebo štíhly vlastný komponent, ktorý prepája dva štandardné systémy. Rozhodnutie preto zriedka znie čisto buď–alebo.

Je to hlavný proces, alebo podporný proces?

Prvá otázka je, či proces robí firmu výnimočnou. Účtovníctvo, mzdy, e-mail či archivácia dokumentov fungujú vo väčšine firiem podobne a na Slovensku aj v Rakúsku ich silne určujú zákonné požiadavky. Vlastný softvér tu neprináša výhodu, len námahu. Štandardný softvér tieto podporné procesy spoľahlivo pokrýva a výrobca ho prispôsobuje zmenám legislatívy.

Inak je to pri hlavnom procese: ako firma kalkuluje ponuky, riadi zákazky výrobou, plánuje trasy alebo sa stará o zákazníkov. Ak práve v tom spočíva rozdiel oproti konkurencii, štandardný softvér často núti firmu prispôsobiť proces softvéru – a vzdať sa tak časti svojej výhody.

Podľa akých kritérií sa rozhodnúť?

Prispôsobiteľnosť

Štandardný softvér sa dá konfigurovať v rámci svojich hraníc. Ak sa proces do softvéru zmestí len s množstvom doplnkových polí, obchádzok a sprievodných excelových tabuliek, produkt proces neunesie. Kedy treba takéto excelové riešenie nahradiť, opisujeme v samostatnom článku. Rozsiahle úpravy štandardného softvéru sú navyše riskantné, pretože sa môžu pri aktualizáciách pokaziť.

Rozhrania

Žiadny softvér nestojí osamote. Musí sa dať prepojiť s ERP, účtovníctvom, e-shopom, dochádzkou alebo strojmi. Štandardný softvér s otvoreným, zdokumentovaným rozhraním má často väčšiu hodnotu než softvér s viacerými funkciami, ktorý svoje dáta nevydá. Pri softvéri na mieru treba rozhrania plánovať od začiatku, aby nevzniklo ďalšie izolované riešenie.

Závislosť

Pri štandardnom softvéri firma závisí od výrobcu: od jeho cenotvorby, produktovej stratégie a ďalšej existencie. Pri softvéri na mieru závisí od vývojového partnera, ak nie sú zdrojový kód, dokumentácia a práva poriadne vyriešené. V oboch prípadoch má byť vopred jasné, ako sa firma dostane k vlastným dátam a čo sa stane pri zmene dodávateľa.

Prevádzka a údržba

Softvér spustením nekončí. Bezpečnostné aktualizácie, úpravy pre nové operačné systémy, zmenené rozhrania napojených systémov a nové požiadavky z prevádzky prichádzajú priebežne. Pri štandardnom softvéri to z veľkej časti rieši výrobca. Pri softvéri na mieru musí byť pred vývojom jasné, kto to bude dlhodobo zabezpečovať – inak sa riešenie na mieru časom stane rizikom.

Celkové náklady počas životnosti

Porovnanie licenčných poplatkov s nákladmi na vývoj nestačí. Pri štandardnom softvéri sa pridávajú priebežné licencie, zavedenie, školenia a náklady na obchádzky v každodennej práci. Pri softvéri na mieru patrí do výpočtu údržba, prevádzka a ďalší vývoj počas celej plánovanej životnosti.

Prečo je kombinácia často najlepším riešením?

V mnohých firmách je najrozumnejšou odpoveďou kombinácia: štandardný softvér pre účtovníctvo, mzdy, e-mail a sklad, doplnený o cielený vývoj na mieru pre hlavný proces, ktorý so štandardnými systémami komunikuje cez rozhrania. Firma tak profituje z údržby od výrobcov a zároveň si zachová voľnosť pokryť to, čo ju naozaj odlišuje.

Takáto kombinácia si vyžaduje čistú integráciu. Dáta sa majú udržiavať na jednom mieste a ďalej odovzdávať automaticky. Kto namiesto toho ručne udržiava tie isté dáta o zákazníkoch alebo položkách vo viacerých systémoch, len vymení závislosť od výrobcu za závislosť od dvojitého zadávania.

Ako sa rozhodnúť krok za krokom?

1. 01Opísať proces tak, ako vo firme naozaj prebieha, nie ako je v príručke.
2. 02Určiť, či ide o hlavný proces s konkurenčnou výhodou, alebo o podporný proces.
3. 03Overiť, či existujúci alebo bežný štandardný softvér zvládne proces bez veľkých obchádzok.
4. 04Vyjasniť rozhrania k existujúcim systémom: ktoré dáta musia tiecť kam?
5. 05Pre každú variantu zhodnotiť prevádzku, údržbu, závislosť a prístup k dátam počas celej životnosti.
6. 06Pri softvéri na mieru začať v malom: najprv najdôležitejšiu časť procesu, potom postupne rozširovať.

Podľa čoho spoznať, že súčasný softvér už nevyhovuje?

Otázka softvéru na mieru často nevzniká pri novom nákupe, ale preto, že existujúce riešenie čoraz viac brzdí každodennú prácu. Niektoré varovné signály ukazujú, že proces softvér prerástol – alebo že softvér k procesu nikdy poriadne nesedel.

• Popri softvéri sa vedú excelové tabuľky, pretože by inak chýbali dôležité informácie
• Tie isté dáta sa ručne zadávajú do viacerých systémov
• Zamestnanci si vytvorili vlastné obchádzky, ktoré poznajú len oni
• Nové požiadavky sa dajú splniť len cez drahé úpravy od výrobcu
• Softvér neodovzdáva dáta iným systémom, alebo len cez ručné exporty

Ak platí viacero z týchto bodov, ešte to nedokazuje, že riešením je softvér na mieru. Niekedy stačí lepšia konfigurácia, iný štandardný produkt alebo rozhranie. Je to však jasný dôvod položiť si túto otázku vedome.

Čo treba pri softvéri na mieru upraviť v zmluve?

• Licenčné práva a prístup k zdrojovému kódu pre firmu
• Dokumentácia, ktorej porozumie aj iný vývojár
• Kto zabezpečuje údržbu, bezpečnostné aktualizácie a prevádzku a za akých podmienok
• Ako sa požiadavky na zmeny objednávajú, odhadujú a fakturujú
• Ako sa firma kedykoľvek dostane k svojim dátam v otvorenom formáte

Ako NDVDL pomáha pri tomto rozhodnutí

NDVDL vyvíja softvér na mieru, ale odporúča ho len vtedy, keď štandard nesedí. Prídeme k vám do firmy a necháme si proces ukázať od ľudí, ktorí s ním pracujú. Potom dostanete písomný návrh, ktorý otvorene povie, či je najrozumnejším riešením štandardný softvér, rozšírenie, rozhranie alebo vlastný vývoj.

Ak sa stavia, preberáme realizáciu a integráciu do vašich existujúcich systémov a softvér potom prevádzkujeme a udržiavame vrátane aktualizácií a ďalšieho vývoja. Zdrojový kód, dokumentácia a prístup k dátam sú nastavené tak, aby ste od nás neboli závislí. Pre softvér aj infraštruktúru máte jednu stálu kontaktnú osobu.