Schnittstellen: ERP, Webshop und Buchhaltung verbinden

ERP, Webshop, Buchhaltung und CRM werden über Schnittstellen verbunden: direkt per API, über einen regelmäßigen Datei-Export oder über eine Middleware, die zwischen mehreren Systemen vermittelt. Wichtiger als die Technik sind drei Festlegungen: welches System für welche Stammdaten führend ist, was mit fehlerhaften Datensätzen passiert und wer bemerkt, wenn eine Verbindung ausfällt.

In vielen KMU sind die wichtigsten Programme über Jahre einzeln gewachsen. Der Webshop kam irgendwann dazu, die Buchhaltung läuft beim Steuerberater oder in einem eigenen Programm, das CRM wurde vom Vertrieb ausgesucht. Verbunden sind diese Systeme oft nur über Menschen, die Daten abtippen, exportieren und wieder importieren. Das funktioniert, solange die Mengen klein sind und niemand krank ist. Jede dieser Stellen ist ein Medienbruch, an dem Zeit verloren geht und Fehler entstehen.

Welche Daten fließen typischerweise zwischen ERP, Webshop, Buchhaltung und CRM?

Bevor über Technik gesprochen wird, lohnt sich eine einfache Übersicht: welche Daten von wo nach wo fließen müssen und wie aktuell sie sein müssen. Bestände im Webshop, die nur einmal am Tag aktualisiert werden, können zu Verkäufen von Ware führen, die nicht mehr da ist. Kundenstammdaten in der Buchhaltung müssen dagegen selten auf die Minute aktuell sein.

• Vom ERP in den Webshop: Artikel, Preise, Bestände, Lieferzeiten
• Vom Webshop ins ERP: Bestellungen, Kundendaten, Zahlungsstatus
• Vom ERP in die Buchhaltung: Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Debitoren
• Zwischen CRM und ERP: Kontakte, Firmen, Angebote, Auftragsstatus
• Rückmeldungen an den Kunden: Versandbestätigung, Sendungsnummer, Rechnung

API, Datei-Export oder Middleware: welcher Weg passt?

Direkte API-Verbindung

Eine API ist eine programmierbare Schnittstelle, über die ein System Daten anbietet oder entgegennimmt. Die meisten aktuellen Webshops, CRM-Systeme und Cloud-Buchhaltungen haben eine API. Eine direkte API-Verbindung ist zeitnah und flexibel, aber abhängig davon, dass der Anbieter seine API stabil hält. Ändert sich eine API-Version, muss die Verbindung angepasst werden.

Datei-Export und Datei-Import

Ältere Warenwirtschaftsprogramme und viele Buchhaltungslösungen tauschen Daten über Dateien aus, etwa CSV oder XML, die zu festen Zeiten exportiert und im Zielsystem eingelesen werden. Der Datei-Austausch ist einfach und robust, aber nicht in Echtzeit und empfindlich bei Formatänderungen: Eine zusätzliche Spalte oder ein anderes Datumsformat kann einen ganzen Import scheitern lassen.

Middleware als Vermittlungsschicht

Sobald mehrere Systeme untereinander Daten austauschen, wird das direkte Verbinden jedes Programms mit jedem anderen unübersichtlich. Eine Middleware sitzt in der Mitte, nimmt Daten von einem System entgegen, wandelt sie um und gibt sie an die anderen weiter. Das kann ein Workflow-Werkzeug wie n8n sein, eine Integrationsplattform oder eine eigens entwickelte Integrationsschicht. Der Vorteil: Fehlerbehandlung, Protokollierung und Überwachung liegen an einer Stelle, und ein neues System muss nur einmal angebunden werden.

Warum muss die Stammdatenhoheit zuerst geklärt werden?

Stammdatenhoheit bedeutet, dass für jeden Datentyp genau ein System die verbindliche Quelle ist. Wird ein Artikelpreis im ERP und im Webshop gepflegt, überschreiben sich beide Systeme früher oder später gegenseitig, und niemand weiß mehr, welcher Preis gilt. Die Festlegung ist eine organisatorische Entscheidung, keine technische, und sie muss getroffen werden, bevor die erste Zeile Code entsteht.

• Artikel, Preise und Bestände: meist das ERP oder die Warenwirtschaft
• Kontakte und Verkaufschancen: meist das CRM
• Buchungen und offene Posten: die Buchhaltung
• Für jeden Datentyp festhalten: Wo wird geändert, wohin wird übertragen, wer darf ändern

Was passiert, wenn ein Datensatz nicht übertragen werden kann?

Jede Schnittstelle trifft früher oder später auf Daten, die nicht passen: eine Bestellung mit einem Artikel, den das ERP nicht kennt, eine Adresse ohne Postleitzahl, eine Rechnung in einer unerwarteten Währung. Dann zählt die Fehlerbehandlung. Eine gute Schnittstelle bricht nicht einfach ab und verwirft den Datensatz auch nicht stillschweigend, sondern legt ihn in eine Fehlerliste, meldet ihn und verarbeitet die übrigen Datensätze weiter.

• Fehlerhafte Datensätze sichtbar ablegen statt stillschweigend verwerfen
• Nachvollziehbar protokollieren, welcher Datensatz wann wohin übertragen wurde
• Doppelte Übertragungen verhindern, etwa wenn ein Lauf nach einem Fehler wiederholt wird
• Klare Regel, wer fehlerhafte Datensätze prüft und korrigiert

Warum braucht jede Schnittstelle Monitoring?

Schnittstellen fallen selten laut aus. Ein abgelaufenes Zugangstoken, eine geänderte API-Version beim Webshop-Anbieter oder ein voller Datenträger auf dem Server reichen, und die Daten fließen nicht mehr. Ohne Monitoring bemerkt das niemand, bis Bestellungen fehlen oder Bestände nicht stimmen. Monitoring heißt hier: Jeder Lauf wird protokolliert, ausbleibende oder fehlgeschlagene Läufe lösen eine Benachrichtigung aus, und diese Benachrichtigung landet bei jemandem, der zuständig ist.

Wie geht man beim Verbinden von Systemen konkret vor?

1. 01Bestand aufnehmen: Welche Programme sind im Einsatz, welche Schnittstellen und Exportmöglichkeiten bieten sie?
2. 02Datenflüsse skizzieren: Welche Daten müssen von wo nach wo, wie oft und wie aktuell?
3. 03Stammdatenhoheit festlegen: Für jeden Datentyp das führende System bestimmen und die Pflege dort bündeln.
4. 04Verbindungsart wählen: API, Datei-Austausch oder Middleware – abhängig von Systemen, Datenmenge und Anzahl der Beteiligten.
5. 05Fehlerbehandlung definieren: Was passiert mit unpassenden Datensätzen, wer korrigiert sie?
6. 06Mit echten Sonderfällen testen und eine Zeit lang parallel zur bisherigen Handarbeit kontrollieren.
7. 07Überwachung und Dokumentation einrichten, bevor der manuelle Weg wegfällt.

Wann ist Individualsoftware statt einer Schnittstelle sinnvoll?

Meist ist es besser, bestehende Standardprogramme sauber zu verbinden, als sie durch eine Eigenentwicklung zu ersetzen. Individualsoftware lohnt sich erst, wenn ein Kernprozess des Betriebs mit Standardprogrammen nicht abbildbar ist oder die Verbindungen so viele Umwege brauchen, dass ein eigenes Werkzeug einfacher wird. Auch dann bleibt die Regel: Schnittstellen statt Insellösung – eine Eigenentwicklung muss mit ERP, Buchhaltung und Co. sprechen können.

So übernimmt NDVDL die Verbindung Ihrer Systeme

NDVDL beginnt mit Ihren Abläufen, nicht mit einer Produktliste. Wir kommen in Ihren Betrieb und sehen uns an, welche Programme im Einsatz sind, wo Daten doppelt erfasst werden und wer heute was abtippt. Danach bekommen Sie einen schriftlichen Vorschlag mit klarer Stammdatenhoheit, passender Verbindungsart und definierter Fehlerbehandlung, der auf Ihren bestehenden Systemen aufbaut.

Nach der Umsetzung betreibt und wartet NDVDL die Schnittstellen: Überwachung, Reaktion auf Fehlermeldungen, Anpassung bei API-Änderungen der Anbieter und aktuelle Dokumentation. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Netzwerk, Server und die Verbindungen zwischen Ihren Programmen kennt.