Medienbrüche erkennen und beseitigen: ein Praxisleitfaden

Medienbrüche erkennt man daran, dass eine Information im Betrieb von Hand übertragen wird: vom Zettel in Excel, von Excel in eine E-Mail, von der E-Mail ins ERP. Jede dieser Stellen kostet Zeit, verzögert den nächsten Schritt und erzeugt Fehler. Beseitigt werden Medienbrüche, indem die Information einmal an der Quelle digital erfasst und danach automatisch weitergegeben wird, statt sie erneut abzutippen.

Was ist ein Medienbruch und warum kostet er Geld?

Ein Medienbruch ist der Moment, in dem eine Information ihr Medium wechselt und dabei von einem Menschen übertragen werden muss. Der Lagerarbeiter notiert eine Fehlmenge auf dem Lieferschein, die Kollegin im Büro tippt sie in eine Tabelle, der Einkauf schreibt eine E-Mail an den Lieferanten, und am Ende bucht jemand die Gutschrift im ERP. Dieselbe Information wurde viermal angefasst.

Der Aufwand eines einzelnen Medienbruchs wirkt klein. Ein paar Zeilen abtippen dauert nicht lange. Teuer wird ein Medienbruch durch die Wiederholung, durch die Wartezeit bis zur nächsten Übertragung und durch die Fehler, die dabei entstehen. Eine vertauschte Ziffer in einer Artikelnummer fällt oft erst auf, wenn die falsche Ware kommt oder die Rechnung nicht stimmt.

• Abtippen: Daten werden von Papier, PDF oder Bildschirm abgelesen und neu eingegeben.
• Doppelte Erfassung: Dieselbe Angabe wird in zwei oder mehr Programmen gepflegt.
• Ausdrucken und Einscannen: Ein digitales Dokument wird gedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt.
• Weiterleiten statt übergeben: Informationen wandern per E-Mail, damit jemand sie in ein System überträgt.
• Nachfragen: Weil die Information im System fehlt, wird telefoniert oder eine Nachricht geschickt.

Wo treten Medienbrüche im Betrieb typischerweise auf?

Medienbrüche entstehen fast immer an den Übergaben zwischen Bereichen: zwischen Halle und Büro, zwischen Außendienst und Innendienst, zwischen dem eigenen Betrieb und Kunden oder Lieferanten. Innerhalb eines Programms läuft meist alles digital. Die Lücke liegt dort, wo zwei Bereiche oder zwei Programme aufeinandertreffen.

Lager und Logistik

Im Lager sind Medienbrüche häufig beim Wareneingang und bei der Inventur. Lieferscheine werden auf Papier abgehakt und später im Büro gebucht, Bestände auf Listen gezählt und danach in das Warenwirtschaftssystem übertragen. Kommissionierlisten werden ausgedruckt, Fehlmengen per Kugelschreiber vermerkt. Bis die Information im System ist, arbeiten alle mit einem veralteten Bestand.

Werkstatt und Produktion

In Werkstatt und Produktion betreffen Medienbrüche oft Auftragszettel, Stundenzettel und Materialentnahmen. Der Auftrag wird aus dem ERP gedruckt, auf dem Papier werden Zeiten und verbrauchtes Material notiert, und später überträgt jemand alles zurück ins System. Prüfprotokolle und Maschinendaten liegen häufig in eigenen Ordnern oder Tabellen, getrennt vom Auftrag, zu dem sie gehören.

Büro und Verwaltung

Im Büro kommen Bestellungen als E-Mail oder PDF und werden ins ERP übertragen. Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, abgezeichnet und wieder eingescannt. Kundendaten werden im CRM, im ERP und im Buchhaltungsprogramm getrennt gepflegt. Urlaubsanträge laufen über Formulare, die jemand in eine Liste und dann in die Lohnverrechnung überträgt.

Außendienst und Montage

Im Außendienst ist der Medienbruch oft am größten, weil zwischen Einsatzort und Büro die räumliche Distanz liegt. Serviceberichte werden auf Papier ausgefüllt, fotografiert und per Messenger geschickt, Arbeitszeiten und Material am Abend nachgetragen. Bis die Rechnung rausgeht, dauert es, und bei Rückfragen erinnert sich niemand mehr genau an den Einsatz.

Wie findet man Medienbrüche im eigenen Betrieb systematisch?

1. 01Einen konkreten Vorgang wählen, zum Beispiel eine Kundenbestellung, und ihn vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung verfolgen.
2. 02Am Arbeitsplatz beobachten statt im Besprechungsraum fragen, weil Zettel und Nebenlisten erst dort sichtbar werden.
3. 03Jede Stelle notieren, an der etwas abgeschrieben, ausgedruckt, eingescannt, kopiert oder weitergeleitet wird.
4. 04Zu jeder Stelle festhalten, wie oft sie vorkommt und ob dort schon Fehler oder Rückfragen entstanden sind.
5. 05Die Stellen nach Häufigkeit und Fehleranfälligkeit sortieren und mit der obersten beginnen.
6. 06Für diese Stelle klären, wo die Information zum ersten Mal entsteht und wer sie danach wirklich braucht.

Wie beseitigt man einen Medienbruch?

Der Grundsatz lautet: Eine Information wird einmal erfasst, und zwar dort, wo sie entsteht. Danach wird sie weitergegeben, nicht neu eingegeben. Wie das konkret aussieht, hängt vom Medienbruch ab. Nicht jede Lösung braucht neue Software.

• Erfassung an der Quelle: Der Wareneingang wird direkt mit Tablet oder Scanner im Lager gebucht, nicht später im Büro.
• Schnittstelle zwischen bestehenden Programmen: Webshop, ERP und Buchhaltung tauschen Daten automatisch aus.
• Digitale Formulare statt Papier: Serviceberichte werden auf dem Smartphone ausgefüllt und landen direkt beim Auftrag.
• Eine führende Stelle pro Datum: Kundendaten werden an einem Ort gepflegt und von dort an die anderen Programme verteilt.
• Schritt weglassen: Manchmal stellt sich heraus, dass die abgetippte Liste von niemandem mehr gebraucht wird.

Oft ist eine Schnittstelle der wirtschaftlichste Weg. Die vorhandenen Programme bleiben, die Mitarbeitenden müssen nichts Neues lernen, nur das Abtippen dazwischen fällt weg. Viele gängige Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Shopsysteme bieten dafür Schnittstellen an, die bisher einfach niemand genutzt hat.

Was sollte man beim Beseitigen von Medienbrüchen vermeiden?

• Den Papierprozess eins zu eins in ein digitales Formular übertragen, ohne ihn vorher zu vereinfachen.
• Eine weitere Insellösung einführen, die wieder von Hand mit den anderen Programmen abgeglichen werden muss.
• Die Lösung ohne die Menschen planen, die den Ablauf täglich erledigen, etwa ohne Lager oder Außendienst.
• Geräte für die Halle oder den Außeneinsatz auswählen, ohne an Staub, Handschuhe, Kälte oder WLAN-Abdeckung zu denken.
• Die Schnittstelle bauen und danach niemanden für ihren Betrieb und ihre Überwachung zuständig machen.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Eine Schnittstelle, die still ausfällt, ist schlimmer als ein bekannter Medienbruch, weil Daten verloren gehen, ohne dass es jemand bemerkt. Jede Verbindung zwischen Systemen braucht deshalb eine Überwachung und eine Person, die bei einem Fehler informiert wird.

Was haben Medienbrüche mit Automatisierung und KI zu tun?

Medienbrüche sind der Grund, warum viele Automatisierungs- und KI-Vorhaben in KMU zunächst wenig bringen. Eine Automatisierung kann nur mit Daten arbeiten, die digital und an einer verlässlichen Stelle vorliegen. Solange der Lagerbestand auf einem Zettel steht oder der Servicebericht als Foto im Messenger liegt, hat auch ein gutes Werkzeug keine Grundlage.

Medienbrüche zu beseitigen ist deshalb die Voraussetzung für Prozessautomatisierung und KI. Wer zuerst dafür sorgt, dass Informationen einmal sauber erfasst und weitergegeben werden, kann danach gezielt automatisieren und später auch einen KI-Assistenten sinnvoll einsetzen, zum Beispiel um Bestellungen aus E-Mails vorzubereiten. Umgekehrt baut eine KI auf unvollständigen Daten nur schneller die bekannten Fehler.

Wie NDVDL Medienbrüche im Betrieb beseitigt

NDVDL folgt einem Vorgang dort, wo er passiert. Wir kommen in Ihr Lager, Ihre Werkstatt und Ihr Büro oder fahren mit dem Außendienst mit und notieren gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden, wo abgetippt, ausgedruckt und nachgefragt wird. Danach bekommen Sie einen schriftlichen Vorschlag, welche Brüche sich zuerst lohnen. Dabei prüfen wir, was Ihre vorhandenen Programme bereits können, bevor wir etwas Neues vorschlagen.

Umgesetzt wird in kleinen Schritten: eine Schnittstelle, ein digitales Formular, eine Erfassung an der Quelle. Die Grundlage gehört dazu, etwa ein WLAN, das in der Halle tatsächlich funktioniert. Danach betreibt und wartet NDVDL Schnittstellen und Infrastruktur und überwacht, dass die Daten auch ankommen. Sie haben einen festen Ansprechpartner für das Ganze.