KI im Unternehmen einführen: ein Fahrplan für KMU

KI im Unternehmen einzuführen heißt für ein KMU vor allem: einen konkreten Arbeitsschritt auswählen, der heute Zeit kostet, die Datenlage dafür ehrlich prüfen und dann einen kleinen Pilot im echten Ablauf testen. Erst wenn der Pilot im Tagesgeschäft trägt, folgt der Regelbetrieb mit klarer Verantwortung, Schulung und Betreuung. Wer mit der Werkzeugauswahl beginnt, statt mit dem Prozess, landet meist bei einer Vorführung, die niemand dauerhaft nutzt.

Warum bleiben KI-Vorhaben in KMU oft beim Ausprobieren stehen?

Viele KI-Vorhaben in kleinen und mittleren Betrieben starten mit einer Frage wie „Was können wir mit KI machen?“ statt mit „Wo verlieren wir heute Zeit?“. Das Ergebnis ist ein Chat-Zugang, mit dem einige Mitarbeiter Texte formulieren, während die eigentlichen Abläufe unverändert bleiben. Ein Nutzen, den man im Betrieb wirklich merkt, entsteht so selten.

Der zweite häufige Grund ist die Datenlage. Ein Sprachmodell kann nur mit dem arbeiten, was auffindbar und eindeutig ist. Liegen Angebote, Stücklisten oder Wartungsprotokolle in mehreren Fassungen über Ordner, Postfächer und Einzelrechner verteilt, liefert auch ein gutes Modell keine verlässlichen Antworten. Das Problem sitzt dann nicht in der KI, sondern in der Ablage davor.

Wie finden Sie den richtigen ersten KI-Anwendungsfall?

Der richtige erste KI-Anwendungsfall ist ein wiederkehrender Arbeitsschritt mit klaren Eingaben und einem Ergebnis, das ein Mensch schnell prüfen kann. Ein guter Ausgangspunkt ist ein Rundgang durch den Betrieb: Wo wird abgetippt, gesucht, sortiert oder dieselbe Frage immer wieder beantwortet? Solche Stellen eignen sich besser als große Visionen, weil sich der Unterschied vorher und nachher konkret beobachten lässt. Welche Anwendungsfälle im KMU-Alltag tragen, beschreiben wir mit Voraussetzungen und Grenzen in einem eigenen Beitrag.

• Der Arbeitsschritt kommt regelmäßig vor, nicht nur ein paar Mal im Jahr.
• Die Eingaben sind digital oder lassen sich mit vertretbarem Aufwand digitalisieren, etwa Belege, E-Mails oder Formulare.
• Ein Fehler ist erkennbar und korrigierbar, bevor er Schaden anrichtet.
• Es gibt eine Person im Betrieb, die das Ergebnis fachlich beurteilen kann und den Ablauf verantwortet.
• Der Schritt hängt an einem System, das sich anbinden lässt, statt eine neue Insellösung zu erzeugen.

Weniger geeignet für den Anfang sind Aufgaben, bei denen ein Fehler sofort nach außen wirkt, etwa automatisch verschickte Angebote ohne Prüfung, oder Aufgaben, für die es im Betrieb keine klare Regel gibt. Wenn Menschen sich schon heute uneinig sind, was das richtige Ergebnis ist, kann eine KI diese Entscheidung nicht für sie treffen.

Welche Daten braucht ein KI-Pilot wirklich?

Ein KI-Pilot braucht nicht alle Daten des Betriebs, sondern genau die Unterlagen, die für den gewählten Arbeitsschritt nötig sind – und zwar in einer Form, bei der klar ist, welche Fassung gilt. Für eine Wissenssuche über Handbücher bedeutet das: aktuelle Handbücher an einem Ort, alte Fassungen gekennzeichnet oder entfernt. Für das Auslesen von Eingangsrechnungen bedeutet das: ein Eingangskanal, über den die Belege zuverlässig ankommen.

Diese Vorarbeit ist unspektakulär, aber sie trägt das Vorhaben. Die Bestandsaufnahme klärt, wo Unterlagen liegen, wer sie pflegt und welche Informationen bisher nur mündlich existieren. Selbst wenn am Ende kein KI-Werkzeug eingeführt wird, ist der Betrieb danach besser organisiert als vorher.

Wie sieht ein realistischer KI-Fahrplan für ein KMU aus?

Ein realistischer KI-Fahrplan für ein KMU folgt derselben Reihenfolge wie jedes gute IT-Vorhaben: zuerst verstehen, dann entscheiden, dann klein testen, dann sauber betreiben. Die einzelnen Schritte sind nicht aufwendig. Hält man die Reihenfolge ein, steht am Ende ein Werkzeug im Alltag und keine Präsentation in der Schublade.

1. 01Ablauf ansehen: Gemeinsam mit den Mitarbeitern, die die Arbeit heute machen, wird der gewählte Arbeitsschritt vor Ort durchgegangen – mit echten Belegen, E-Mails oder Unterlagen.
2. 02Datenlage prüfen: Wo liegen die nötigen Unterlagen, welche Fassung gilt, wer pflegt sie, und dürfen diese Daten an einen externen Dienst gehen?
3. 03Ziel festlegen: Vorab wird beschrieben, was ein brauchbares Ergebnis ist und wer es prüft, damit der Pilot an etwas gemessen werden kann.
4. 04Betriebsmodell wählen: Cloud-Dienst, Hosting in der EU oder Betrieb im eigenen Haus – abhängig davon, wie sensibel die Daten sind.
5. 05Pilot im echten Ablauf: Ein kleines Team nutzt das Werkzeug für eine begrenzte Zeit im Tagesgeschäft, Ergebnisse werden weiterhin von Menschen geprüft.
6. 06Auswerten und entscheiden: Wo war das Ergebnis brauchbar, wo nicht, und lag es am Werkzeug oder an der Datengrundlage?
7. 07Regelbetrieb: Anbindung an die bestehenden Systeme, Rechte, Protokollierung, Schulung und eine benannte Zuständigkeit für Betrieb und Weiterentwicklung.

Wie läuft ein KI-Pilot ab, ohne den Betrieb zu stören?

Ein KI-Pilot stört den Betrieb nicht, wenn er parallel zum bisherigen Ablauf läuft und die KI zunächst nur Vorschläge liefert. Die Buchhaltung erfasst Rechnungen also weiterhin selbst, vergleicht aber mit dem, was das Werkzeug ausgelesen hat. Der Vertrieb bekommt einen Angebotsentwurf, verschickt aber nur, was er selbst geprüft hat. So wird sichtbar, wie oft die KI richtig liegt, ohne dass ein Fehler nach außen dringt.

Der Pilot sollte in den Werkzeugen stattfinden, die ohnehin genutzt werden. Ein zusätzliches Programm, das man extra öffnen muss, wird erfahrungsgemäß bald vergessen. Erscheint das Ergebnis dort, wo die Arbeit passiert – im Postfach, in der Warenwirtschaft, im Ticketsystem –, wird es eher genutzt.

Wer ist im Betrieb für die KI verantwortlich?

Für eine KI im Betrieb braucht es zwei klar benannte Zuständigkeiten: eine fachliche und eine technische. Die fachliche Verantwortung liegt bei der Person, die den Ablauf kennt und beurteilt, ob die Ergebnisse stimmen. Die technische Verantwortung umfasst Betrieb, Zugriffsrechte, Updates und Störungen und kann bei einem IT-Partner liegen.

• Wer entscheidet, welche Daten die KI sehen darf?
• Wer prüft stichprobenartig, ob die Ergebnisse noch passen, wenn sich Unterlagen oder Abläufe ändern?
• Wer ist ansprechbar, wenn das Werkzeug nicht erreichbar ist oder offensichtlich falsche Ergebnisse liefert?
• Wer dokumentiert, welche KI-Dienste im Betrieb eingesetzt werden und wofür?

Wie schulen Sie Mitarbeiter im Umgang mit KI?

Mitarbeiter lernen den Umgang mit KI am besten am eigenen Anwendungsfall, nicht in einer allgemeinen Präsentation. Eine gute Schulung zeigt, was das Werkzeug zuverlässig kann, wo es danebenliegt und wie man Fehler erkennt. Dazu gehört ausdrücklich, dass Sprachmodelle Falsches genauso überzeugend formulieren wie Richtiges und dass die Verantwortung für das Ergebnis beim Menschen bleibt.

Dazu gehören klare Regeln für die Nutzung öffentlicher KI-Dienste: Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche Dienste sind freigegeben, und an wen wendet man sich bei Unsicherheit? Solche Regeln passen auf eine Seite und schützen viel, wenn alle sie kennen. Welche Daten in welche Art von KI-Dienst dürfen, behandeln wir im Beitrag über KI und DSGVO.

Wie übernimmt NDVDL die KI-Einführung im Betrieb?

NDVDL beginnt KI-Vorhaben mit einem Termin in Ihrem Betrieb, nicht mit einer Werkzeugvorführung. Wir lassen uns den Arbeitsschritt von den Mitarbeitern zeigen, die ihn heute erledigen, und sehen uns an, wo die Unterlagen liegen und welche Systeme beteiligt sind. Danach bekommen Sie einen schriftlichen Vorschlag mit einem eng gefassten ersten Anwendungsfall. Halten wir das Vorhaben für verfrüht, empfehlen wir offen, zuerst die Ablage zu ordnen.

Danach setzen wir den Pilot um und binden die Lösung an Ihre bestehenden Systeme an, statt eine weitere Insel zu bauen. Im Regelbetrieb übernehmen wir Zugriffsrechte, Updates, Überwachung und Wartung. Wo die Daten es verlangen, betreiben wir KI-Anwendungen auch bei Ihnen im Haus oder bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in der EU. Sie haben einen festen Ansprechpartner für Technik und Ablauf.